A entrega e o recebimento dos arquivos XML são obrigação de usuários da NF-E
Assim como as 1a. vias de nota fiscal de entradas e as vias fixas de notas emitidas tinham de ser arquivadas, esta obrigatóriedade continua valendo, mas quais serão estas notas?
A partir do momento que emitidos e recebemos NF-e, geramos um arquivo o XML, é ele sua nota fiscal. Exija de seu fornecedor este arquivo e envie a seus clientes o seu, o DANFE é apenas um documento auxiliar e não tem validade como nota fiscal.
Passo abaixo normas para este arquivamento.
7. A NF-e gerada pelo Emissor de NF-e deve ser enviada ao meu cliente?
Sim. o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
A forma como este envio será feito ao destinatário não está regulamentado, e pode ser ajustado entre o emitente e seu cliente.
8. Como obter a NF-e do Software Emissor de NF-e para enviá-la ou disponibilizá-la a meu cliente?
O emitente poderá exportar a NF-e autorizada do software para encaminhá-la ou disponibilizá-la ao seu cliente. Para exportar a NF-e, o usuário poderá seguir os seguintes passos:
a) Na tela de gerenciamento do Emissor da NF-e, ou na tela de detalhe da NF-e, clique em "EXPORTAR" e selecione "ARQUIVO XML" como o tipo de arquivo a ser gerado. Localize um diretório em que o arquivo será exportado;
b) Será gerado um arquivo cujo nome será composto: pelo número do protocolo de autorização (15 dígitos), seguido da versão do leiaute (ex: v1.10), e acrescentado com a expressão "-procNFe". Exemplo de nome de um arquivo de NF-e autorizado exportado: "123456789012345_v1.10-procNFe".
c) Este arquivo gerado deverá ser armazenado pelo emitente pelo prazo decadencial e também deverá ser encaminhado ou disponibilizado ao seu cliente. A forma deste envio ao seu cliente não está regulamentada pela legislação, e poderá ser feita da melhor forma segura comercialmente combinada entre o emitente e o destinatário.
9. É necessário fazer backup (cópia de segurança) das NF-e emitidas pelo Emissor NF-e? Como fazer o backup?
Sim, é aconselhável que seja feito backup periódico das NF-e emitidas, para que elas não se acumulem no software e comecem a gerar demorar na operacionalização do sistema.
Para realizar backup:
a) Saia do emitente atual (Opção "Emitente" - "Sair do Emitente Atual")
b) Clicar em "Sistema" - "Backup";
c) Selecionar o diretório em que será gravado o backup e clique em "Iniciar";
d) No backup será gerado um arquivo zipado com o nome "NFE_" seguido do ano, mês, dia, hora e minuto da geração. Exemplo de nome: "NFE_200806011200.zip", indicando que o arquivo foi gerado no ano 2008, mês 06, dia 01, às 12 horas e 00 minutos.
A NF-e autorizada cujo arquivo XML já foi exportado e armazenado em local seguro poderão ser excluídas do programa emissor de NF-e, para não sobrecarregá-lo.
Importante: antes de excluir periodicamente as NF-e, proceda às inutilizações das faixas de numeração não utilizadas do período, bem como siga as orientações sobre backup dispostas abaixo.
Para visualizar as informações da NF-e exportada, utilizar o aplicativo "visualizador NF-e (SPED), disponível para download no site nacional da NF-e ( www.nfe.fazenda.gov.br). ".
